Souvenez-vous de l'époque où Skype était le roi de la communication en ligne. Des millions de personnes l'utilisaient pour discuter avec leurs proches, passer des entretiens d'embauche ou collaborer sur des projets. Mais comme un vieux téléphone à clapet, Skype a été rattrapé par le temps. Alors, que s'est-il passé et vers quelles solutions innovantes pouvons-nous nous tourner pour assurer une communication d'entreprise au top en 2024 ?

Pourquoi Skype a tiré sa révérence ?

Skype, lancé en 2003, a révolutionné notre façon de communiquer. Qui aurait cru qu'on pourrait appeler sa famille à l'autre bout du monde gratuitement ? Pourtant, plusieurs facteurs ont contribué à son déclin :

• La concurrence féroce des nouveaux acteurs : Des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams et Slack ont émergé, offrant des fonctionnalités plus riches et une expérience utilisateur plus fluide.
• L'évolution des besoins des entreprises : Les organisations ont besoin d'outils tout-en-un qui intègrent messagerie instantanée, visioconférence, partage de fichiers et collaboration en temps réel. Skype, à la base un outil de messagerie et d'appel, a eu du mal à suivre le rythme.
• Le virage stratégique de Microsoft : Microsoft, qui a racheté Skype en 2011, a mis l'accent sur le développement de Microsoft Teams, une solution plus intégrée à son écosystème 365. C'était un peu comme choisir entre son premier enfant et le petit dernier !

Le résultat ? Skype a perdu de sa superbe, passant d'environ 300 millions d'utilisateurs actifs mensuels en 2015 à une estimation bien inférieure aujourd'hui. Il est temps de dire adieu à notre vieil ami et d'explorer de nouveaux horizons.

Le grand saut : choisir le remplaçant idéal de Skype

Pas de panique ! Le marché regorge d'alternatives performantes, chacune avec ses propres atouts. Mais comment choisir la perle rare ? Voici les critères essentiels à prendre en compte :

• La Sainte Trinité de la communication : L'outil doit offrir messagerie instantanée, appels audio et vidéo de haute qualité, et partage de fichiers facile.

Imaginez un couteau suisse de la communication !

• L'art de l'intégration : Il doit s'intégrer harmonieusement à vos outils existants (CRM, calendrier, etc.). Fini les jonglages entre les applications !
• Fort Knox à votre service : La sécurité est primordiale. L'outil doit garantir le chiffrement des données et une protection sans faille contre les cybermenaces.
• Simplicité d'utilisation : Une interface intuitive est la clé de l'adoption par vos équipes. Personne n'a envie de passer des heures à déchiffrer un manuel d'utilisation.
• Des fonctionnalités à la carte : Partage d'écran, enregistrement des appels, sondages interactifs... Choisissez les options qui correspondent à vos besoins spécifiques.
• Disponible partout, tout le temps : L'outil doit être accessible sur tous les appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes) et systèmes d'exploitation.
• Gestion d'équipe : Si vous avez une grande équipe, optez pour un outil qui facilite l'organisation des discussions (canaux, groupes, etc.) et la gestion des droits d'accès.

Le top 5 des alternatives à Skype (il y en a pour tous les goûts !)

Prêt à découvrir les stars qui vont remplacer Skype ? Accrochez-vous, ça va décoiffer !

Découvrez notre top 5 des meilleurs alternatives à installer dès maintenan t !

1. Microsoft Teams : Le couteau suisse de Microsoft
   • Description : Imaginez un hub central où vos équipes peuvent discuter, passer des appels vidéo, partager des fichiers et collaborer sur des documents en temps réel. C'est Microsoft Teams !

○ Pourquoi c'est génial : Si votre entreprise utilise déjà Microsoft 365, Teams s'intègre comme un gant. C'est un peu comme si vous aviez déjà la moitié du travail de fait.

○ Le petit bémol : Si vous n'êtes pas fan de l'écosystème Microsoft, l'adoption peut être un peu plus complexe.

○ Fun Fact : Saviez-vous que Microsoft Teams a gagné plus de 100 millions d'utilisateurs actifs quotidiens en seulement trois ans ? Une croissance fulgurante !

2. Google Workspace : La simplicité incarnée
   • Description : Google Workspace, c'est un peu comme avoir une équipe d'assistants personnels à votre disposition. Gmail, Google Meet, Google Chat... Tout est intégré et facile à utiliser.

○ Pourquoi c'est génial : Si votre entreprise vit déjà dans l'univers Google, vous vous sentirez comme un poisson dans l'eau. La collaboration en temps réel est un jeu d'enfant.

○ Le petit bémol : Si vous avez besoin de fonctionnalités de gestion de projet très avancées, vous devrez peut-être utiliser des outils complémentaires.

○ Anecdote : Google Meet a vu son utilisation augmenter de 30x pendant le pic

de la pandémie. Un outil qui a sauvé de nombreuses réunions !

3. Zoom : La star de la visioconférence
   • Description : Zoom est devenu synonyme de visioconférence de qualité. Que ce soit pour une petite réunion d'équipe ou un webinaire avec des centaines de participants, Zoom assure le spectacle.

○ Pourquoi c'est génial : La qualité audio et vidéo est top niveau, et les fonctionnalités interactives (salles de sous-commission, sondages) rendent les réunions plus dynamiques.

○ Le petit bémol : Zoom a connu quelques soucis de sécurité par le passé, mais l'entreprise a depuis renforcé ses mesures de protection.

○ Statistique étonnante : En avril 2020, Zoom comptait plus de 300 millions de participants quotidiens aux réunions, contre 10 millions en décembre 2019. Une croissance exponentielle !

4. Slack : Le roi de la communication en équipe
   • Description : Slack, c'est un peu comme un quartier général virtuel pour votre équipe. Les discussions sont organisées par canaux, ce qui facilite le suivi des projets et des conversations.

○ Pourquoi c'est génial : Slack s'intègre à une multitude d'autres outils (Trello, Asana, etc.), ce qui en fait un hub central pour votre flux de travail.

○ Le petit bémol : Pour les très grandes équipes, les coûts peuvent grimper rapidement.

○ Anecdote Slack : Slack a débuté comme un outil interne pour une entreprise de développement de jeux vidéo. Ils l'ont tellement aimé qu'ils ont décidé de le commercialiser.

5. Les options auto-hébergées : reprenez le contrôle ! On vous en dit plus ci-dessous.

Pourquoi choisir une solution auto-hébergée ?

• Contrôle des données : Les données sont stockées sur tes propres serveurs, ce qui te donne un contrôle total sur leur sécurité et leur confidentialité. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de la conformité aux réglementations sur la protection des données (comme le RGPD) imposées aux fournisseurs de services cloud. Vous déterminez où sont stockées vos données, qui y a accès et comment elles sont protégées. C'est un avantage considérable pour les organisations qui traitent des informations sensibles ou qui opèrent dans des secteurs hautement réglementés.

○ Personnalisation : Tu peux adapter la solution à tes besoins spécifiques et à ton image de marque. Avec une solution auto-hébergée, vous n'êtes pas limité par les fonctionnalités ou l'apparence proposées par un fournisseur tiers. Vous pouvez personnaliser l'interface utilisateur, ajouter des fonctionnalités personnalisées et intégrer la solution à d'autres systèmes internes pour créer

un environnement de communication parfaitement adapté à vos besoins. Par exemple, une entreprise pourrait vouloir intégrer son outil de communication auto-hébergé à son système de gestion de la relation client (CRM) pour faciliter le suivi des interactions avec les clients, ou à son système de gestion de projet pour rationaliser la collaboration au sein des équipes.

○ Coûts à long terme : Bien qu'il y ait des coûts initiaux (serveur, installation), les coûts d'abonnement récurrents sont éliminés, ce qui peut être plus économique à long terme. Au lieu de payer des frais d'abonnement mensuels ou annuels à un fournisseur de services, vous investissez dans votre propre infrastructure. Une fois l'infrastructure en place, les coûts de fonctionnement (électricité, maintenance, etc.) sont généralement inférieurs aux frais d'abonnement continus, surtout pour les grandes équipes ou les organisations qui prévoient d'utiliser la solution de communication pendant de nombreuses années.

○ Indépendance : Tu n'es pas dépendant d'un fournisseur externe et de ses conditions de service. Les fournisseurs de services cloud peuvent modifier leurs tarifs, leurs conditions de service ou même interrompre leurs services à tout moment, ce qui peut avoir un impact important sur votre communication d'entreprise. Avec une solution auto-hébergée, vous avez la certitude que votre communication ne sera pas perturbée par des facteurs externes. Vous contrôlez entièrement le cycle de vie de votre solution de communication, des mises à jour logicielles à l'ajout de nouvelles fonctionnalités.

Nos 3 recommandations au top pour se lancer dans une solution auto-hébergée

• Chat : La fusée open source
  • Description :Chat est une plateforme de communication d'équipe open source qui offre messagerie instantanée, appels audio et vidéo, partage de fichiers et une multitude d'intégrations.

○ Pourquoi c'est génial : Rocket.Chat est personnalisable à souhait, et sa grande communauté vous assure de ne jamais être seul en cas de besoin.

○ Le petit bémol : L'installation et la maintenance nécessitent des compétences techniques.

○ Idéal pour : Les entreprises de toutes tailles qui veulent une solution complète, personnalisable et axée sur la confidentialité.

• Jitsi Meet : La visioconférence simplissime
  • Description : Jitsi Meet est une solution de visioconférence open source, facile à installer et à utiliser. Vos participants n'ont même pas besoin de créer un compte !

○ Pourquoi c'est génial : Jitsi Meet est parfait pour les réunions rapides et les appels vidéo impromptus.

○ Le petit bémol : Les fonctionnalités de messagerie instantanée sont moins avancées que celles de Rocket.Chat.

○ Idéal pour : Les entreprises et les organisations qui ont besoin d'une solution de visioconférence simple, sécurisée et gratuite.

• Mattermost : L'alternative open source à Slack
  • Description : Mattermost est une plateforme de communication d'équipe open source qui se positionne comme une alternative à Slack. Vous y trouverez des canaux de discussion, le partage de fichiers et de nombreuses intégrations.

○ Pourquoi c'est génial : Si vous aimez l'interface de Slack mais que vous préférez une solution open source, Mattermost est fait pour vous.

○ Le petit bémol : Les fonctionnalités d'appel audio et vidéo sont moins intégrées que celles de Rocket.Chat.

○ Idéal pour : Les équipes qui souhaitent une alternative open source à Slack, avec un fort accent sur la messagerie et l'intégration avec les outils de développement.

Les défis de l'auto-hébergement

Même si la solution parait plus attirante, par son côté "fait-maison" et sur-mesure, quelques points sont à noter avant de vous lancer.

• • Compétences techniques : L'auto-hébergement nécessite des compétences en administration système pour installer, configurer et maintenir le serveur et l'application. Cela peut inclure la configuration du serveur, l'installation du système d'exploitation et des dépendances logicielles, la configuration de la base de données, la configuration du réseau et la résolution des problèmes. Pour certaines organisations, cela peut signifier qu'il faut embaucher du personnel informatique supplémentaire ou former le personnel existant, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

○ Infrastructure : Tu auras besoin d'un serveur (sur site ou dans le cloud), d'une bande passante suffisante et d'une adresse IP statique. L'emplacement du serveur dépendra des besoins et des ressources de votre organisation. Un serveur sur site offre plus de contrôle, mais nécessite un espace physique, une alimentation électrique et une climatisation. Un serveur dans le cloud est plus évolutif et flexible, mais implique des coûts récurrents. Une bande passante suffisante est essentielle pour garantir une communication fluide, en particulier pour les appels audio et vidéo. Une adresse IP statique est nécessaire pour que les autres utilisateurs et systèmes puissent se connecter de manière fiable à votre serveur.

○ Sécurité : La responsabilité de la sécurité des données incombe à ton entreprise. Tu devras mettre en place des mesures de sécurité appropriées (pare-feu, mises à jour, etc.). Cela comprend la protection du serveur contre les accès non autorisés, les logiciels malveillants et autres menaces de sécurité. Un pare-feu est essentiel pour bloquer le trafic réseau non autorisé.

Des mises à jour régulières du système d'exploitation et des applications sont nécessaires pour corriger les vulnérabilités de sécurité connues. Il est également important de mettre en œuvre des contrôles d'accès stricts pour limiter l'accès aux données sensibles aux seules personnes autorisées. Des audits de sécurité réguliers et des tests d'intrusion peuvent aider à identifier et à corriger les faiblesses de sécurité potentielles.

○ Maintenance : Tu seras responsable de la maintenance du serveur et de l'application, y compris les mises à jour, les correctifs et la résolution des problèmes. Cela comprend la surveillance des performances du serveur, l'installation des mises à jour logicielles, l'application des correctifs de sécurité, la résolution des problèmes techniques et la réalisation de sauvegardes régulières des données. Une maintenance proactive est essentielle pour garantir la fiabilité, la disponibilité et la sécurité de votre système de communication.

○ Coûts : Bien que l'auto-hébergement puisse être moins coûteux à long terme, il y a des coûts initiaux (serveur, installation) et des coûts continus (électricité, maintenance). Les coûts initiaux peuvent varier considérablement en fonction du matériel serveur, des logiciels et des services d'installation requis. Les coûts continus comprennent les dépenses liées à l'électricité, à la connectivité Internet, à la maintenance du matériel et des logiciels, et éventuellement au personnel informatique. Il est important d'évaluer soigneusement ces coûts et de les comparer aux coûts d'un service hébergé afin de déterminer l'option la plus rentable pour votre organisation.

La conduite du changement dans les PME : un défi à relever avec agilité

La transition vers un nouvel outil de communication peut s'avérer plus complexe dans une PME que dans une grande entreprise. En effet, les PME disposent souvent de moins de ressources, d'une structure organisationnelle plus plate et d'une culture d'entreprise plus forte, ce qui peut à la fois faciliter et compliquer la mise en œuvre du changement. Voici quelques conseils spécifiques pour gérer cette transition en douceur :

• Anticiper et communiquer : La communication est la clé de voûte de toute conduite du changement réussie. Dans une PME, où les relations sont souvent plus directes et informelles, il est crucial d'anticiper les questions et les préoccupations des employés. Organisez des réunions d'information, des ateliers ou des webinaires pour présenter le nouvel outil, expliquer les raisons du changement et répondre aux interrogations. N'hésitez pas à utiliser des exemples concrets et des témoignages pour illustrer les avantages de la nouvelle solution.
• Impliquer les employés : Dans une PME, chaque employé a un rôle important à jouer. Impliquez-les dès le début du projet en les consultant sur leurs besoins, en les faisant participer aux tests et en recueillant leurs commentaires. Cette approche collaborative permettra de créer un sentiment d'appropriation et de réduire la résistance au changement.
• Former et accompagner : La formation est essentielle pour permettre aux employés de maîtriser rapidement le nouvel outil. Proposez des formations adaptées à différents niveaux de compétences et privilégiez les formats interactifs et participatifs. Dans une PME, le tutorat par les pairs ou l'accompagnement individuel peuvent également être très efficaces.
• Identifier les ambassadeurs du changement : Au sein de votre PME, identifiez les personnes les plus enthousiastes et les plus à l'aise avec les nouvelles technologies. Ces "ambassadeurs du changement" pourront jouer un rôle clé dans l'accompagnement de leurs collègues, en répondant à leurs questions, en partageant leurs bonnes pratiques et en les encourageant à adopter le nouvel outil.
• Adapter le déploiement : Contrairement aux grandes entreprises qui peuvent déployer un nouvel outil de communication en une seule fois, les PME ont souvent intérêt à procéder par étapes. Commencez par un projet pilote avec une équipe ou un service volontaire, puis étendez progressivement le déploiement à l'ensemble de l'entreprise. Cette approche progressive permet d'identifier et de résoudre les problèmes éventuels avant qu'ils ne touchent l'ensemble de l'organisation.
• Célébrer les succès : N'oubliez pas de célébrer les petites victoires et les progrès réalisés tout au long de la transition. Cela permettra de maintenir la motivation des équipes et de renforcer l'adhésion au changement. Dans une PME, ces célébrations peuvent prendre des formes simples et conviviales, comme un petit-déjeuner d'équipe ou un pot de départ pour l'ancien outil.
• Rester à l'écoute et ajuster : La conduite du changement est un processus continu. Restez à l'écoute des réactions de vos employés, recueillez leurs suggestions et ajustez votre approche en conséquence. Soyez prêt à faire évoluer le plan initial si nécessaire et à adapter le nouvel outil aux besoins spécifiques de votre PME.

En suivant ces conseils et en adoptant une approche agile et participative, les PME peuvent réussir leur transition vers un nouvel outil de communication et en tirer tous les bénéfices : une communication plus fluide, une collaboration renforcée et une productivité accrue.

La checklist pour une transition en douceur

Changer d'outil de communication peut sembler un défi, mais avec une bonne préparation, tout se passera comme sur des roulettes :

1. Faites le point sur vos besoins : Quelles sont vos priorités ? Quelles fonctionnalités sont indispensables pour votre équipe ?
2. Testez, testez, testez : Ne vous jetez pas sur la première option venue. Testez plusieurs outils pour trouver celui qui correspond le mieux à votre culture d'entreprise.
3. Impliquez vos équipes : Le succès de la transition dépend de l'adhésion de vos collaborateurs. Faites-les participer au processus de sélection et de mise en œuvre.
4. Formez vos collaborateurs : Une formation adéquate est essentielle pour que vos équipes puissent utiliser le nouvel outil efficacement.
5. Communiquez, communiquez, communiquez : Expliquez clairement les raisons du changement et les avantages du nouvel outil.
6. Prévoyez une phase de transition : Ne coupez pas Skype du jour au lendemain. Laissez le temps à vos équipes de s'adapter progressivement.
7. Assurez un suivi régulier : Une fois la transition terminée, vérifiez que tout se passe bien et apportez les ajustements nécessaires.

Le mot de la fin : une nouvelle ère pour votre communication

Le départ de Skype ouvre la voie à une nouvelle génération d'outils de communication, plus performants, plus flexibles et plus adaptés aux besoins des entreprises modernes. Alors, prêt à booster votre communication et à offrir à vos équipes une expérience de collaboration exceptionnelle ? N'attendez plus, l'avenir de votre communication d'entreprise est à portée de clic !